12 problemas que seu negócio se livra ao ter um sistema para posto de combustível
Muitos gestores ainda não pararam para pensar que muitos dos problemas da rotina administrativa do posto podem ser resolvidos ou mitigados com uma simples decisão: a adoção de um sistema para posto de combustível.
Um ERP com tecnologia de cloud computing é extremamente útil para qualquer empresa, pois, mais que integrar todos as áreas em um só ambiente, ele age para que as informações sejam tratadas de forma clara e segura, promovendo uma tomada de decisão mais assertiva.
Há outros motivos pelos quais se deve adotar um sistema como este. No entanto, neste artigo, vamos elencar alguns dos problemas que são resolvidos após você, gestor, tomar essa grande decisão.
Entenda como funciona um sistema para posto de combustível
Um sistema para posto de combustível é uma ferramenta que torna possível realizar o planejamento, análise e controle de toda a organização por meio da reunião e tratamento de informações administrativas e operacionais em um único ambiente.
Ele supre demandas que antes seriam realizadas por pessoas, logo, passíveis de falhas humanas e atrasos na organização dessas informações. Podemos elencar aqui a gestão de estoque, cálculo de impostos, comunicação entre filiais, entre muitas outras operações.
Um ERP, como também são chamados esses softwares, são responsáveis por centralizar as informações em um ambiente só, aumentar a produtividade de todas as equipes atendidas, otimizar rotinas operacionais, promover uma melhor gestão financeira e fiscal e reduzir custos.
Conheça 12 problemas dos quais o seu negócio se livra ao ter um sistema para posto de combustível
Otimizar tarefas, centralizar informações, gerar relatórios e prover uma visão ampla do negócio são bons motivos para adotar um sistema para posto de combustível.
Mas há muito mais. Se pensarmos em problemas específicos, perceberemos que os ERPs podem tratá-los e transformá-los em soluções para uma boa gestão. Vamos conferir sobre quais problemas estamos falando.
1: Falta de acompanhamento das vendas na pista
Esse problema merece destaque, pois posto de combustível é um comércio, logo, precisa vender, tanto produtos combustíveis quanto produtos não combustíveis e serviços agregados, quando houver.
Não acompanhar essas vendas significa não ter certeza se, ao final do mês, o posto terá receita suficiente para honrar com os compromissos com fornecedores, pagar as contas administrativas, remunerar os colaboradores e, claro, gerar lucro.
Com um ERP, esse cenário muda, pois o gestor consegue ter um panorama geral sobre todas as vendas realizadas com uma série de especificações. Ou seja, ele consegue visualizar qual frentista/vendedor mais vende, quais os melhores dias, os horários de pico e toda a sazonalidade das vendas.
Dessa forma, com esse acompanhamento próximo, inclusive com notificações por meio de alertas, o gestor pode pensar em ações que auxiliem no incremento das vendas, como metas para cada frentista, treinamentos direcionados ou promoções.
2: Atraso nas entregas das obrigações fiscais
Toda empresa tem uma série de obrigações fiscais a lidar para estar alinhada com as leis que regem o mercado. Os postos de combustíveis, por sua vez, não são exceção à regra.
Cumprir todas essas obrigações faz com que a empresa cumpra a normas vigentes e não tenha problemas com o fisco ou os órgãos regulatórios. E não são poucos os documentos e tributos que precisam de atenção:
Entre os tributos, estão o PIS e COFINS e os impostos próprios do regime trabalhista, como Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).
Os postos também precisam transmitir suas informações fiscais para a Receita Federal por meio do SPED Contábil e informar os valores dos impostos repassados por meio do Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR).
Há, ainda, a exigência da emissão da NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica) para os clientes.
Especificamente os postos também precisam preencher o Livro de Movimentação de Combustíveis, que é um documento que mostra que a empresa está seguindo todas as normas exigidas para o segmento.
Como um sistema para posto de combustível ajuda a fazer tudo isso? Um ERP voltado para postos emite todos esses documentos de forma simples uma vez que todas as informações financeiras e fiscais já estão guardadas no servidor.
Além disso, ainda emite alertas caso haja alguma divergência de informação ou os documentos estejam com o prazo de emissão atrasado.
3: Riscos de vazamento de combustíveis
O risco de vazamentos é um problema ao qual os postos estão sujeitos, a diferença entre eles vai ser o que fazem para evitá-lo.
Esses incidentes podem ocorrer por conta de vazamentos nas bombas de abastecimento, transbordamento dos tanques sem contenção, falhas na hora do carregamento, instalação incorreta dos tanques ou mesmo má manutenção destes após muito tempo de uso.
Para além do risco de incêndios, explosões e contaminação do solo e das pessoas, seu posto pode sofrer multas pesadas e ainda correr o risco de ser interditado.
Há muito a se fazer para evitar esse problema, e entre as soluções está a adoção de um ERP que se integre ao sistema de medição e monitoramento dos tanques de combustíveis.
Nesse cenário, você recebe alertas, a qualquer momento, sempre que algo estiver fora do padrão, como um vazamento iminente ou a identificação de avaria nos tanques.
4: Fraudes nas maquininhas de cartões
Infelizmente, algo muito comum nos postos de combustíveis são as fraudes em maquininhas POS. Colaboradores de má-fé se aproveitam das falhas na comunicação entre as máquinas de cartão e o sistema da empresa para realizar fraudes.
Um posto do Mato Grosso do Sul sofreu um rombo de mais de R$ 130 mil por conta desse problema. Os frentistas passavam o cartão e de imediato cancelavam a operação e embolsavam o dinheiro.
Como evitar isso? Uma das soluções – e a mais viável – é a conciliação de vendas em cartão. Muitos varejistas não sabem o que é conciliação e muitos do que sabem não a fazem direito.
Conciliação de vendas é o confronto das informações de venda registradas pelo sistema de gestão da empresa com as informações tratadas pelas operadoras de cartão e os valores creditados nas contas correntes.
Com uma boa ferramenta conciliadora, o gestor consegue identificar problemas como esse ocorrido no posto sul-mato-grossense. No caso, a ferramenta indicará todas as compras registradas em todos os ambientes: ERP, operadora e banco.
Se algo está fora do comum, o gestor é sinalizado para que seja feita alguma ação de correção. Portanto, um ERP que conta com esse instrumento já mitiga um problema que pode trazer sérios prejuízos financeiros à empresa.
5: Furos no fechamento de caixa
O fechamento de caixa é uma atividade rotineira, portanto deve ser feita com muito cuidado. Quando o funcionário esquece de fechar o caixa ou o faz de maneira inadequada, a conta no final do mês pode não bater.
Com um sistema para posto de combustível, o gestor tem um panorama de todas as movimentações financeiras realizadas ao longo do dia. É feita, ainda, a comparação com o fluxo de venda e as movimentações de estoque.
O sistema compila todas essas informações em relatórios gerenciais e os disponibiliza para o gestor a qualquer momento.
Além disso, o ERP pode ser programado para enviar notificações ao gestor caso alguma operação não tenha sido realizada ou haja incoerências. Dessa forma, o gestor pode sinalizar o responsável e solicitar que resolva o problema.
6: Descontrole sobre o estoque
O estoque pode se tornar um grande problema para gestores se ele não for cuidado do jeito certo. Se há muitos produtos empacados, o posto mantém o dinheiro parado; se há poucos, acaba perdendo clientes por não oferecer o que eles precisam naquele momento.
Buscar o equilíbrio é essencial, e isso é feito a partir de uma gestão de estoque assertiva e responsável.
Um software de gestão integrado para postos de combustíveis ajuda o gestor a resolver esse problema por meio do monitoramento completo do estoque. Assim, tem-se uma visão ampla do que está sobrando e do que está prestes a faltar diariamente.
O gestor tem, na palma da mão, informações sobre quantidades de produtos combustíveis e acompanha, em tempo real, a saída desses produtos por meio das vendas e as entradas por meio dos reabastecimentos.
Ele consegue, ainda, conferir se o que está nos tanques de fato corresponde ao que está registrado no sistema, o que abre margem para rastrear possíveis desvios, furtos ou consumos inapropriados.
7: Falta de acompanhamento a distância dos processos
A pandemia que se instaurou no mundo no começo do ano passado fez surgir uma nova demanda de trabalho: o home office, ou trabalho de casa. Assim, as pessoas tiveram que realizar suas atividades e cumprir com suas obrigações estando em suas residências ou qualquer outro local.
Em um posto de gasolina, o frentista não pode trabalhar de casa, mas o gestor pode. Daí, veio um problema: como fazer isso se todos os dados da empresa estão nos computadores da empresa?
Esse desafio pode ser superado quando se optar por um software de gestão que utiliza tecnologia em nuvem. Isso porque todos os processos, dados e informações ficam armazenados em nuvem, podendo ser acessados de qualquer lugar, a qualquer momento.
Logo, o gestor pode, da sua casa, ou de onde quer que esteja, acompanhar e gerir a gestão das rotinas operacionais e gerenciais do seu posto de combustível.
8: Falhas ou atrasos no cumprimento de processos de rotina
Estoque, vendas, pagamentos, muitas são as áreas de um posto em que há uma variedade de atividades de rotina. Se esses processos falham, toda a cadeia do negócio pode ser quebrada, trazendo prejuízos e dor de cabeça aos gestores.
Um ERP pode ajudar a ter um melhor acompanhamento dessas tarefas por meio de um sistema de alertas, que facilita a gestão, acompanhamento e controle dos processos por parte do gestor mesmo quando ele está longe ou envolvido em algum projeto que exija maior atenção.
Assim, o gestor pode ser avisado via notificação de qualquer evento que o ERP gerencia, como pagamentos próximos do vencimento, notas fiscais geradas em desacordo com a compra ou venda, descarregamento de combustível, entre outras tarefas diárias.
9: Problemas nos pagamentos de fornecedores e colaboradores
O pagamento a fornecedores também pode se tornar uma grande e perigosa bola de neve quando não realizado da maneira correta. Mas não estamos falando apenas de inadimplência, mas de todo o processo que envolve cumprir com esse compromisso com os terceiros.
Entre os problemas que você pode ter, podemos citar o pagamento de boletos indevidos, a falha no acompanhamento das movimentações, descontrole sobre as informações de pagamento e, o mais delicado de todos, a quebra na confiança e no relacionamento com a empresa.
Um sistema para posto de gasolina ajuda nessa missão por conter módulos que são pensados exclusivamente para os processos que envolvem a rotina com fornecedores. Logo, no mesmo sistema você pode acompanhar todas as informações sobre as empresas com as quais seu posto se relaciona.
10: Relacionamento fraco com o cliente
Você deve imaginar que um sistema para posto de combustível nada tem a ver com relacionamento com o cliente. Engana-se! Com as ferramentas certas, você pode unir toda a inteligência do sistema com funcionalidades externas para melhorar a forma como você enxerga e se relaciona com seu público-consumidor.
Programas de fidelização são a melhor opção para atrair e manter os clientes na base e, assim, garantir um maior fluxo de vendas e, consequentemente, maior rentabilidade. Além disso, eles são capazes de atrair mais clientes e fortalecer a sua marca diante da concorrência.
11. Inconsistência nas taxas das operadoras de cartão
Já falamos que as fraudes nas maquininhas são um grande problema para gestores de postos de combustíveis. No entanto, os problemas não param por aí. Outra grande dor são as cobranças indevidas realizadas pelas operadoras de cartão.
Como você sabe, quando um cliente paga via cartão de crédito ou débito, há uma série de taxas que são cobradas sobre o valor da compra efetuada. No final, o que cai na conta não é o mesmo que o cliente pagou. Em muitos casos, a operadora acaba cobrando mais – às vezes até de forma duplicada – pelas taxas acordadas em contrato.
Assim, é possível perder dinheiro a cada compra sem nem perceber. A boa notícia é que esse problema pode ser sanado a partir da conciliação de cartões, que é uma das funcionalidades do sistema para posto de gasolina.
12. Falta de visão 360° dos números e processos
Um grande problema para qualquer gestor é não saber o que está acontecendo com o seu negócio, tampouco ter as informações certas e integradas para tomar as decisões a qualquer momento.
Por isso, é extremamente importante fazer uso de dashboards e relatórios gerenciais que mostram, em um único lugar e de forma clara e intuitiva, os números do seu negócio que mais importam.
Fluxo de caixa, vendas, valores que entram e que saem do posto, produtividade dos funcionários, estes são alguns dos indicadores que podem aparecer nesses dashboards e relatórios que nutrem o gestor com informações para a melhor gestão possível.
E então, um sistema para posto de combustível é ou não uma excelente opção?
Como você pôde perceber, muitos são os problemas que podem rondar o cotidiano dos postos. No entanto, a boa notícia é que todos eles podem ser contornados com uma medida simples: a adoção de um software de gestão para posto de combustível.
O Adaptive Business (Petros), solução fornecida pela Sean, é uma solução que foi pensada especialmente para resolver esses e outros tantos problemas que aparecem no dia a dia de gestores de postos de gasolina. Por ser um software completo e totalmente adaptável, você não perde mais tempo com processos cheios de gargalo.