9 pontos de atenção antes de contratar um Software de Gestão Empresarial

Se você está buscando contratar uma ferramenta de gestão empresarial é porque quer dar um passo importante no crescimento da sua empresa. Mas você sabe o que é preciso para escolher o sistema ERP (Enterprise Resource Planning) ideal, que vai otimizar os resultados do seu negócio?

Antes de sair buscando a solução mais barata ou mais famosa, é necessário ter consciência do que se espera deste tipo de software. Mais que isso, ao contratar uma ferramenta de gestão empresarial é essencial que toda a empresa esteja aberta às grandes mudanças que o software poderá promover para os resultados da empresa.

Diante disso, neste artigo, você vai conhecer os benefícios que um sistema ERP promove para negócios de diferentes segmentos, como postos de combustível e mineradoras, e quais os critérios você tem que estar sempre atento ao contratar uma solução de gestão empresarial.

 

O que é um ERP?

É fundamental que as expectativas estejam bem alinhadas para saber o que esperar (ou não) de um ERP. Assim, é possível identificar quais necessidades da sua empresa podem ser solucionadas pelo software e quando é necessário contratar uma outra solução.

De modo sucinto, um ERP é um sistema que integra módulos essenciais para a gestão de uma empresa. A depender do software, são disponibilizados ferramentas para áreas de:

• automação de vendas;
• automação bancária;
• meios de pagamento;
• gestão fiscal;
• gestão financeira;
• gestão de compras;
• gestão patrimonial;
• gestão de frota;
• gestão eletrônica de documentos;
• portal do cliente;
• gestão de ponto eletrônico;
• totem de autoatendimento, entre outros.

Independente do seu porte e segmento de negócio, o que importa é que o ERP integre informações para alcançar toda sua potencialidade. Além disso, ERPs que trabalham com sistema em nuvem têm vantagem competitiva, pois fornecem os dados mais facilmente em tempo real e à distância.

 

Por que contratar uma ferramenta de gestão empresarial?

 

Um levantamento realizado pela consultoria Sky One revelou que 95% dos gestores utilizam sistemas ERP para terem maior controle e eficiência nos processos. Além disso, podemos citar outras vantagens importantes de um ERP:

• Integração de dados: um software ERP unifica dados de diversos departamentos e áreas da empresa, ou seja, permite que as informações sejam compartilhadas e utilizadas de forma eficaz.
• Melhoria da eficiência: um software ERP automatiza muitos processos de negócios e permite uma melhor gestão dos recursos, o que aumenta a eficiência da empresa.
• Redução de custos: um software ERP pode ajudar a reduzir custos operacionais, ao automatizar processos e eliminar a necessidade de dados redundantes, por exemplo.
• Melhoria da tomada de decisão: um software ERP fornece informações precisas e atualizadas, o que permite que a empresa tome decisões mais alinhadas ao desempenho real do negócio.
• Melhoria da comunicação: um software ERP permite comunicação mais eficaz entre os departamentos por meio de módulos integrados, assim, facilita-se a colaboração e aumenta a transparência dos processos.
• Monitoramento em tempo real: Permitir acompanhar em tempo real o que está ocorrendo em todos os setores, o que facilita na gestão das operações
• Melhoria na produtividade: com um sistema centralizando a rotina produtiva, fica mais rápido e fácil dar continuidade a fluxos de trabalho. Além disso, os softwares ERP que contam com recursos de automação facilitam tarefas repetitivas.
• Melhoria na lucratividade: este benefício é decorrente dos anteriores. Assim, quando bem implementado, é natural que os resultados sejam percebidos nos ganhos financeiros da organização.

Visto isso, é importante lembrar de que as ferramentas não fazem o trabalho sozinho, caso não exista uma boa implementação, treinamento, acompanhamento e suporte.

 

9 pontos de atenção antes de contratar um ERP

Ao contratar um software ERP (Enterprise Resource Planning), é importante considerar alguns fatores para compreender a compatibilidade com as suas demandas. Dessa maneira, abaixo, listamos 9 deles para você fazer um check-list quando estiver escolhendo o sistema ideal.

 

1. As necessidades específicas da sua empresa

É importante escolher um software que atenda às necessidades únicas da sua empresa, isto é, que conte como gerenciamento de inventário, contabilidade e recursos humanos, por exemplo.

2. Integração com outros sistemas

Certifique-se de que o software escolhido possa ser integrado a outros sistemas já utilizados pela sua empresa, como o e-commerce, plataforma de marketing, ou de assinatura digital, por exemplo.

A compatibilidade nas integrações são essenciais para que os dados sejam contabilizados corretamente, permitindo que o negócio possa geri-los para evoluir.

3. Relatórios

O ERP deve gerar relatórios e dashboards que possam ser acessados de qualquer dispositivo, e em qualquer lugar, eficientes para gestores e donos acompanharem o desempenho em tempo real.

4. Escalabilidade

É importante escolher um software que possa ser escalado de acordo com o crescimento da sua empresa. Afinal, com um apoio de um ERP as chances de evolução são bem maiores e, principalmente, mensuráveis.

5. Implementação

A verdade é que até o ERP promover todos os benefícios é necessário alinhamento aos processos da empresa. Isso só é possível a partir de uma implementação do software bem realizada.

Assim, apesar de parecer uma etapa que pode ser realizada apenas pelos profissionais da sua empresa, contar com um especialista em implementação é uma maneira de garantir que todos os recursos do ERP sejam aproveitados em sua totalidade.

6. Suporte e treinamento

Depois da implementação realizada, certifique-se de que o fornecedor do software ofereça suporte adequado e treinamento para ajudar a usar o sistema, sanar eventuais dúvidas ou erros ao longo do uso.

7. Flexibilidade e personalização

É importante escolher um software que possa ser facilmente personalizado para atender às necessidades específicas da sua empresa. Dessa forma, consulte os módulos do ERP disponibilizados pela fornecedora e avalie quais são úteis para a sua realidade.

8. Custo

Leve em conta o orçamento disponível e os custos totais do projeto, incluindo implantação, manutenção e suporte. Dessa maneira, veja a questão além do preço e considere o retorno sobre o investimento (ROI) para fazer uma aplicação que esteja alinhada às expectativas de crescimento da empresa.

9. Segurança de dados

Por fim, a segurança das informações é fundamental ao escolher um ERP. Sistemas em nuvem costumam ser mais seguros por oferecerem rotinas de segurança mais rígidas, com um conjunto de controles, procedimentos, políticas e tecnologia para proteger os dados do sistema ERP.

Entenda o que um ERP pode fazer por sua empresa

Por fim, vimos que uma ferramenta de gestão empresarial ERP evidencia um mundo de possibilidades para o crescimento das empresas que estão reconhecendo a importância da transformação digital.

Dessa maneira, consulte um especialista da Sean para entender como o ERP pode contribuir com as necessidades da sua empresa.

 

Créditos: Adaptive