Entenda a importância de um sistema ERP para a gestão da sua empresa

Se você chegou até aqui, provavelmente precisa entender o que significa para uma empresa ter um sistema ERP.  Com certeza você já se perguntou como algumas empresas concorrentes conseguem se manter organizadas, em dia e crescendo cada vez mais enquanto a sua enfrenta dificuldades.

Quantas vezes você já se culpou, culpou os funcionários, culpou a economia, culpou o país; para no fim entender que a sua empresa está apenas desatualizada?

Mas não se preocupe, você vai entender tudo sobre o sistema ERP neste artigo. Vamos lá?

 

O que é um sistema ERP?

ERP é a sigla de Enterprise Resource Planning, que em português significa Planejamento de Recursos Empresariais. Esse modelo de software disponibiliza ferramentas integradas de contabilidade, finanças, recursos humanos e demais setores da empresa, que contribuem para automatizar tarefas e tornar mais eficiente a gestão empresarial.

Ao disponibilizar recursos a vários departamentos da organização, esse sistema diminui as chances de erros na execução das atividades, e simultaneamente reduz as incompatibilidades entre outras ferramentas.

Já imaginou quantas vantagens um software como esse pode trazer para um negócio?

Em vez da equipe precisar lançar informações em planilhas de Excel, ela poderá centralizar os dados no sistema, interpretando as informações financeiras e contábeis de maneira simples e rápida.

Além disso, muitas ferramentas do mercado possuem também as áreas de vendas e compras. Dessa maneira, o gestor tem muito mais controle de toda a operação da empresa.

Quando um produto é lançado no estoque, por exemplo, o setor financeiro já recebe as informações para realizar o pagamento. Da mesma forma, quando um item é vendido, o estoque é ajustado para evitar falhas de comunicação entre os setores da organização.

Diversos sistemas ERP podem, ainda, emitir documentos fiscais de forma completamente automatizada.

 

Como o sistema ERP funciona e para que ele serve?

Geralmente, o sistema ERP tem variados módulos, que conversam entre si. Ele é criado a partir de uma base de dados única, mas que faz divisões por módulos para contemplar setores diferenciados das empresas, como contabilidade, financeiro e vendas.

Como as informações são integradas, os processos transcorrem de maneira mais ágil, reduzindo possíveis erros. Quando o software identifica poucos produtos no estoque, por exemplo, os dados aparecem para o setor de compras, que pode providenciar mais unidades.

Saiba como implantar o controle de estoque no seu negócio.

Assim, é possível diminuir os problemas de comunicação entre os departamentos, pois o próprio sistema ERP faz essa integração das informações.

Vale lembrar que o modelo de software poderá mudar de acordo com a empresa escolhida e o segmento do estabelecimento. Uma solução para um supermercado, por exemplo, terá funcionalidades diferentes daquelas utilizadas por uma fábrica. Enquanto uma precisa controlar a frente de caixa e integrar os dados com o setor financeiro, a outra necessita acompanhar a produção de cada departamento.

Por esse motivo, antes de escolher o ERP para a sua empresa, avalie as soluções encontradas no mercado, considerando se ela oferece as funcionalidades que atendem as necessidades do seu segmento.

 

Qual a aplicação do sistema ERP?

Trata-se de uma importante ferramenta para organizar as demandas da empresa e registrar informações de fornecedores, clientes, colaboradores, produtos e finanças.

O software também auxilia o gestor a identificar os itens mais vendidos pelo estabelecimento, os processos que apresentam falhas e a margem de lucro de cada um deles.

A depender do seu negócio, o ERP pode ser aplicado para:

• gestão tributária e contábil;
• gestão eletrônica de documentos (GED);
• gestão de vendas;
• gestão de estoque;
• gestão financeira;
• gestão de recursos humanos;
• relacionamento com cliente (CRM);
• gestão de e-commerce;
• conciliação de cartões;
• gestão patrimonial, entre outros.

Logo, em médio e longo prazo, a solução ajuda a melhorar a competitividade da sua empresa diante da concorrência.

 

Como o sistema ERP auxilia a gestão empresarial?

Um sistema ERP oferece muitas vantagens para os estabelecimentos. A principal delas é o auxílio para uma visão ampla sobre o negócio e a possibilidade de criar relatórios detalhados sobre os setores, o que contribui para a identificação dos processos que trazem os melhores resultados.

Veja como essa ferramenta beneficia os mais variados tipos e portes de negócios:

 

1. Redução de custos

Por aumentar o controle sobre todas as atividades, o software ERP ajuda a diminuir os custos do empreendimento. O domínio dos itens em estoque, por exemplo, reduz as perdas de materiais em caso de vencimento do prazo de validade.

Ao identificar que algum produto está próximo da data de expiração, o gestor pode aplicar uma promoção especial para reduzir a sua perda. A solução ainda proporciona aumento na produtividade dos colaboradores, uma vez que as tarefas são automatizadas e o trabalho manual é reduzido. Consequentemente, o gestor pode observar:

• Maior cumprimento dos prazos de entrega;
• Diminuição da necessidade de contratação de mais profissionais;
• Redução dos custos de TI.

2. Controle sobre os processos

O sistema ERP tem módulos que permitem a integração de todas as atividades da empresa, aumentando o controle do gestor sobre os processos, permitindo maior domínio dos setores que apresentam mais problemas e a identificação de maneiras mais eficazes para administrar a empresa.

Para complementar, ele permite que você dedique o seu tempo à gestão do negócio porque a ferramenta faz o controle dos processos.

3.Maior eficiência da gestão tributária

Um benefício que, muitas vezes, passa despercebido pelos gestores é a redução dos riscos de notificações e multas por parte do fisco. Afinal, o software ERP auxilia no cumprimento da legislação tributária e fiscal, o que minimiza as chances de erros no pagamento de impostos.

4. Segurança dos dados

Quantas vezes a sua equipe já perdeu informações importantes ou demorou horas para encontrá-las? Um sistema ERP afasta esse tipo de problema, pois reúne os dados em um mesmo local. Sendo assim, basta fazer uma pesquisa sobre os itens que o gestor precisa saber e analisar as informações minuciosamente.

O que saber antes de contratar um sistema ERP?

Antes de contratar um sistema ERP, é importante ter uma compreensão clara dos seus objetivos e necessidades empresariais. Algumas perguntas que você deve considerar incluem:

• Qual é o propósito da implementação de um sistema ERP? Qual é a sua visão a longo prazo para a sua empresa e como um sistema ERP pode ajudá-lo a alcançá-la?
• Quais são os requisitos da sua empresa e como um sistema ERP pode atendê-los?
• Qual é o tamanho e a natureza da sua empresa? Qual é o tamanho do seu negócio e qual é a sua estrutura de negócios?
• Quais são os seus orçamentos e prazos? Qual é o seu orçamento para a implementação de um sistema ERP e quais são os prazos para implementá-lo?

Além disso, é importante considerar o suporte e treinamento disponível para a sua empresa antes de escolher um sistema ERP. Também é fundamental que você tenha acesso a recursos e suporte para garantir que o sistema ERP seja implementado de forma eficaz e possa ser usado de maneira otimizada.

Por isso, na hora de adquirir qualquer solução para a sua empresa, é imprescindível fazer uma avaliação sobre as opções do mercado. Outra dica é verificar as reclamações (em sites como Reclame Aqui, por exemplo) e contatar clientes da empresa para saber qual é a avaliação que eles fazem sobre a solução.

Também é fundamental considerar a experiência que a empresa tem no mercado e as funcionalidades que ela pode oferecer para o seu negócio. Faça a pesquisa com tranquilidade e escolha um software ERP que atenda às especificidades exigidas pelo seu negócio!

Aproveite para solicitar uma demonstração gratuita e conhecer os benefícios da solução antes de efetivar a compra.

O que fazer no momento de implementar o sistema ERP?

O sistema ERP é uma ferramenta capaz de otimizar a execução de todos os processos de uma empresa, aumentando a eficiência de seus departamentos, por meio da integração, tornando-a mais produtiva e rentável.

Depois de compreender do que se trata, como funciona e o que considerar antes de escolher uma solução, é importante descobrir os meios para implementá-lo.

Esse procedimento, referente à instalação do software e ao início de sua execução, é vital para determinar seu desempenho futuro e o nível de engajamento dos colaboradores para utilizá-lo. Por esse motivo, não deve ser deixado de lado.

A implantação de um ERP é uma fase tão importante quanto a sua escolha, podendo ser o diferencial entre uma empresa bem sucedida e outra frustrada com mais um software sem utilização.

 

Créditos: Adaptive